Základní škola má typicky desítky počítačů, několik tiskáren, interaktivní tabule, Wi‑Fi pro stovky zařízení, server s daty a nikoho, kdo by se tomu věnoval na plný úvazek. Péči o IT tak většinou drží nadšený učitel informatiky po večerech, nebo externí firma, jejíž kvalitu je těžké posoudit, dokud se něco nerozbije. Tenhle text je pro vedení školy: co od správce IT chtít a podle čeho poznat, že ho máte dobrého.

Čím se škola liší od firmy

Škola není malá firma. Má několik věcí, se kterými si běžný firemní správce neporadí, nebo je podcení:

  • Pevný rytmus. Počítač, který se v 8:00 nespustí, zkazí hodinu třiceti dětem. Zásahy a aktualizace se musí dít mimo vyučování, ne „až to půjde“.
  • Tři druhy uživatelů v jedné síti. Učitelé pracují s osobními údaji žáků, žáci experimentují a hosté chtějí jen internet. Každý potřebuje jinou síť a jiná práva.
  • Hodně zařízení, malý rozpočet. Padesát stanic se nedá obsluhovat ručně po jedné. Bez centrální správy se z každé aktualizace stane týden chození po třídách.
  • Osobní údaje dětí. Školní matrika, klasifikace, zprávy z poradny. Únik je nejen průšvih, ale i ohlašovací povinnost podle GDPR.
  • Dotace a projekty. Techniku často pořizuje projekt, který nemyslí na provoz. Pět let staré tablety bez aktualizací jsou dnes bezpečnostní díra.

Osm věcí, které má správce IT školy umět

1. Mít přehled o každém zařízení

První otázka na nového správce: kolik máte počítačů a kde jsou? Správná odpověď je seznam s názvem, umístěním, stářím a stavem aktualizací, který se obnovuje sám, protože na každém počítači běží malý agent a hlásí se centrále. Pokud správce počítá stanice chozením po škole, nemá to pod kontrolou.

2. Aktualizovat mimo vyučování, a to automaticky

Windows, prohlížeče, výukové programy. Vše se má aktualizovat pravidelně, ale nikdy ne v 8:05. Dobrý správce má nastavené okno (třeba večer a o víkendu), aktualizace běží samy a ráno jen zkontroluje, že všechno naběhlo. Učitel to nemá poznat.

3. Oddělit sítě

Minimálně tři oddělené Wi‑Fi a kabelové sítě: učitelé a vedení (přístup k serveru a matrice), žáci (jen internet, s filtrem obsahu), hosté a vlastní zařízení (jen internet, nic ze školy). Čtvrtou si zaslouží tiskárny a kamery, aby nebyly dosažitelné z žákovské sítě. Když dnes vaše škola má jednu Wi‑Fi s jedním heslem napsaným ve sborovně, je to první věc k nápravě.

Učitel ve sborovně, žáci s tablety ve třídě a host ve vstupní hale, každý ve své síti
Tři oddělené sítě: učitelé, žáci a hosté.

4. Zálohovat a umět obnovit

Server se sdílenými složkami, matrika, fotky z akcí, přípravy učitelů. Záloha musí být denní, jedna kopie mimo budovu a pravidelně vyzkoušená obnova. Správce by měl na otázku „kdy jste naposledy obnovili ze zálohy?“ odpovědět datem, ne ujištěním.

5. Tisknout bez drama

Školní tiskárny a kopírky jsou častější důvod k volání než cokoli jiného. Centrální tiskový server, jednotné ovladače a sledování stavu tonerů ušetří hodiny. Dobrý správce ví, že kopírka v přízemí dochází toner, dřív než zazvoní telefon.

6. Vzdálená podpora během minut

Většina problémů (nejde zvuk, nezobrazuje se projektor, nefunguje přihlášení) se dá vyřešit na dálku do deseti minut, pokud je na počítačích připravený bezpečný vzdálený přístup. Výjezd má být výjimka pro hardware, ne standard pro každé kliknutí. Ptejte se, jak rychle se správce připojí a jak je přístup zabezpečený.

7. Hlídat, ne čekat na zavolání

Server, záloha, internet, Wi‑Fi body, certifikáty. Všechno se dá sledovat automaticky a správce má vědět o výpadku dřív než škola. Pokud se o problémech dozvídá jen z vašich telefonátů, platíte hasiče, ne správce.

8. Mluvit srozumitelně a psát to

Po každém větším zásahu má ředitel dostat krátký zápis: co se stalo, co se udělalo, co doporučujeme. Bez zkratek. Stejně tak jednou ročně přehled: stáří techniky, co je potřeba vyměnit příští rok, kolik to bude stát. S tím se dá plánovat rozpočet i jednat se zřizovatelem.

Na co se ptát při výběru

  • Kolik škol už spravujete a můžeme si zavolat s jejich vedením?
  • Jak se dozvíte, že nám v noci spadla záloha?
  • Kdy děláte aktualizace a co se stane, když se počítač ráno nespustí?
  • Kolik času uplyne od našeho hlášení do prvního zásahu?
  • Jaký přístup k našim datům máte a kde je to napsané?
  • Co dostaneme písemně po zásahu?
  • Co je v paušálu a co se platí zvlášť?
Ředitelka školy mluví se správcem IT nad kontrolním seznamem
Výběr správce: ptejte se na čísla a postupy, ne na ujištění.

Firma, která na tyhle otázky odpovídá konkrétně, je obvykle v pořádku. Firma, která odpovídá „to všechno samozřejmě děláme“, bez čísel a bez ukázky, obvykle ne.

Co stojí za to řešit hned, i bez nového správce

Tři věci, které se dají udělat během měsíce a výrazně sníží riziko:

  1. Oddělit žákovskou a učitelskou síť. Jedna změna nastavení na Wi‑Fi, obrovský rozdíl.
  2. Zapnout dvoufázové ověření u školního e‑mailu a matriky. Většina úniků začíná ukradeným heslem.
  3. Zkusit obnovu ze zálohy. Jestli to nejde, víte, kde začít.

Jak to děláme my

Pro základní a mateřské školy, které spravujeme, běží na každém počítači náš agent, který hlásí stav a umožňuje bezpečnou vzdálenou podporu. Aktualizace probíhají mimo vyučování, sítě pro učitele, žáky a hosty jsou oddělené, zálohy hlídáme automaticky a pro jednu ze škol jsme postavili i systém pro chodbové obrazovky, kam vedení nahraje oznámení a fotky z jednoduché administrace. Ředitel dostává po každém zásahu zápis v jednoduché češtině.

Pokud chcete vědět, v jakém stavu je IT vaší školy, domluvte si nezávaznou konzultaci. Přijedeme, projdeme techniku a síť a dáme vám písemně, co drží, co hoří a co počká.