Nejčastější věta, kterou slyšíme při převzetí nové ordinace, zní: „Zálohu máme, dělá se každou noc.“ Druhá nejčastější, o pár týdnů později: „Zkusili jsme ji obnovit a nešlo to.“ Tenhle text je o tom, jak se dostat z první věty do stavu, kdy druhou nikdy neřeknete.

Co v ordinaci vlastně zálohovat

Ambulantní systémy jako Medicus, SmartMEDIX nebo lékárenský Farmis vypadají jako jeden program, ale ve skutečnosti se skládají z několika částí, které je potřeba zálohovat každou zvlášť:

  • Databáze. Kartotéka, dekurzy, recepty, vykázaná péče. U Medicusu je to databáze Firebird, u jiných systémů Microsoft SQL Server nebo PostgreSQL. Tohle je to jediné, co se nedá koupit znovu.
  • Přílohy a dokumenty. Naskenované zprávy, snímky, PDF od specialistů. Často leží v samostatné složce mimo databázi a zálohy na ně zapomínají.
  • Nastavení a licence. Číselníky pojišťoven, šablony tisku, certifikáty pro eRecept a eNeschopenku, přihlašovací údaje k portálům. Bez nich sice data máte, ale ordinace druhý den nevykazuje.
  • Operační systém serveru. Ne nutně do zálohy, ale musíte vědět, jak ho postavit znovu za hodinu, ne za týden.

Pokud nevíte, kde přesně vaše data leží, zeptejte se dodavatele systému. Odpověď „to řeší program sám“ nestačí. Chcete cestu ke složce a název databáze.

Pravidlo 3-2-1, přeložené do ordinace

Pravidlo, kterým se řídí každé solidní IT, zní: tři kopie dat, na dvou různých médiích, jedna mimo budovu. V ordinaci to znamená:

Server v ordinaci, úložiště na polici a datová linka do vzdáleného datacentra
Tři kopie dat: v ordinaci, na úložišti vedle a v datacentru mimo budovu.
  1. Živá data na serveru nebo hlavním počítači.
  2. Místní záloha na jiné zařízení ve stejné budově, typicky síťové úložiště (NAS). Z ní se obnovuje nejrychleji, když odejde disk nebo někdo omylem smaže kartu pacienta.
  3. Záloha mimo ordinaci. Šifrovaná kopie na úložišti jinde: u správce IT, v datovém centru, případně v cloudu. Chrání před požárem, vytopením, krádeží a hlavně před vyděračským virem, který zašifruje všechno, co vidí v síti, včetně místní zálohy.

Co nestačí: externí disk trvale zapojený do serveru. Při ransomwaru je zašifrovaný spolu se vším ostatním. Flash disk v šuplíku, na který „se to někdy zkopíruje“, také není záloha, je to dobrý úmysl.

Jak často

  • Databáze každý den, ideálně v noci po skončení ordinace. U větších provozů i během dne, protože den práce dvou lékařů se nedá „udělat znovu“.
  • Dokumenty a přílohy každý den spolu s databází.
  • Nastavení a licence po každé změně, minimálně jednou měsíčně.
  • Zálohy uchovávat několik verzí zpět, ne jen tu poslední. Chyba v datech se často objeví až po dnech a vy potřebujete stav z minulého úterý, ne ze včerejška, kdy už byla chyba uvnitř.

Záloha, ze které jste nikdy neobnovili, není záloha

Tohle je nejdůležitější odstavec celého textu. Zálohovací program může každou noc hlásit „úspěšně dokončeno“ a přitom:

Technik a lékařka obnovují kartu pacienta ze zálohy na náhradní notebook
Zkušební obnova: jediný důkaz, že záloha opravdu funguje.
  • zálohovat prázdnou složku, protože dodavatel při aktualizaci přesunul data jinam,
  • vytvářet soubor, který se nedá otevřít, protože databáze byla v okamžiku kopírování otevřená,
  • zapisovat na disk, který je týdny plný,
  • běžet pod uživatelem, kterému někdo změnil heslo, a potichu selhávat.

Všechny čtyři případy jsme u klientů opravdu viděli. Jediná obrana je zkušební obnova: vezměte zálohu, obnovte ji na jiný počítač a otevřete v ní kartu pacienta. Ne jednou při zavedení, ale pravidelně, alespoň jednou za čtvrt roku. Výsledek si zapište, včetně toho, jak dlouho obnova trvala. To je číslo, které chcete znát dřív, než ho budete potřebovat.

Co má hlídat správce IT, ne vy

Dobrá záloha je nudná: běží sama a ozve se, jen když je problém. Od toho, kdo vám IT spravuje, byste měli chtít:

  • Automatické hlídání čerstvosti. Ne „program hlásí OK“, ale kontrolu, že záložní soubor na cílovém úložišti má dnešní datum a rozumnou velikost. Když je soubor starší než den nebo náhle o polovinu menší, přijde upozornění správci, ne vám.
  • Ticho není důkaz. Když vám správce řekne, že je všechno v pořádku, zeptejte se, kdy naposledy viděl zálohu z vaší ordinace na vlastní oči a kdy naposledy zkusil obnovu.
  • Písemný postup obnovy. Jedna stránka: kde je záloha, jak ji nahrát, koho volat. Měl by ji mít i někdo v ordinaci, ne jen správce.
  • Oddělení od sítě. Záloha mimo budovu musí být dostupná jen jedním směrem. Server smí zálohu poslat ven, ale nic z ordinace nesmí umět zálohu smazat.

Rychlá kontrola pro vedení ordinace

Odpovězte si na pět otázek. Pokud je někde „nevím“, máte téma na příští schůzku se správcem IT.

  1. Kde fyzicky leží poslední záloha a jak je stará?
  2. Je kopie i mimo budovu a je šifrovaná?
  3. Kolik verzí zpět se dá obnovit?
  4. Kdy jsme naposledy zkusili obnovu a jak dlouho trvala?
  5. Kdo dostane zprávu, když záloha v noci neproběhne?

Jak to děláme my

U ordinací a lékáren, které spravujeme, běží noční záloha databáze i dokumentů na místní úložiště a šifrovaná kopie do našeho datového centra v Brně. Každé ráno automat zkontroluje, že záloha existuje, je čerstvá a má odpovídající velikost. Když ne, dozvíme se to my, nikoli ordinace. Zkušební obnovu děláme pravidelně a výsledek klientovi posíláme písemně.

Pokud si u své ordinace nejste jistí ani jednou z pěti otázek výše, domluvte si nezávaznou konzultaci. Projdeme, co máte, a řekneme na rovinu, co drží a co ne.