Cómo hacer copias de seguridad de una consulta con Medicus para poder restaurarlas de verdad

La frase que más oímos al hacernos cargo de una nueva consulta es: «Tenemos copia de seguridad, se hace cada noche». La segunda más frecuente, unas semanas después: «Intentamos restaurarla y no funcionó». Este texto trata de cómo pasar de la primera frase a una situación en la que nunca tenga que decir la segunda.

Qué hay que copiar realmente en una consulta

Los sistemas de gestión de consultas como Medicus, SmartMEDIX o Farmis para farmacias (programas muy extendidos en la República Checa) parecen un único programa, pero en realidad se componen de varias partes que hay que copiar por separado:

• La base de datos. El fichero de pacientes, las anotaciones clínicas, las recetas, la asistencia facturada. En Medicus es una base de datos Firebird; en otros sistemas, Microsoft SQL Server o PostgreSQL. Es lo único que no se puede volver a comprar.
• Adjuntos y documentos. Informes escaneados, imágenes, PDF de especialistas. A menudo están en una carpeta aparte, fuera de la base de datos, y las copias de seguridad se olvidan de ellos.
• Configuración y licencias. Los catálogos de las aseguradoras, las plantillas de impresión, los certificados para la receta electrónica y la baja electrónica, las credenciales de acceso a los portales. Sin ellos tendrá los datos, pero al día siguiente la consulta no podrá facturar.
• El sistema operativo del servidor. No necesariamente en la copia, pero tiene que saber cómo volver a montarlo en una hora, no en una semana.

Si no sabe dónde están exactamente sus datos, pregunte al proveedor del sistema. La respuesta «de eso se encarga el propio programa» no basta. Lo que quiere es la ruta de la carpeta y el nombre de la base de datos.

La regla 3-2-1, traducida a la consulta

La regla que sigue cualquier TI sólida dice: tres copias de los datos, en dos soportes distintos, una fuera del edificio. En una consulta significa:

1. Los datos en uso en el servidor o en el ordenador principal.
2. Una copia local en otro dispositivo del mismo edificio, normalmente un almacenamiento en red (NAS). Es la que permite restaurar más rápido cuando falla un disco o alguien borra por error la ficha de un paciente.
3. Una copia fuera de la consulta. Una copia cifrada en un almacenamiento en otro lugar: en su proveedor de TI, en un centro de datos o, en su caso, en la nube. Protege frente a incendios, inundaciones, robos y, sobre todo, frente al ransomware, que cifra todo lo que ve en la red, incluida la copia local.

Lo que no basta: un disco externo conectado permanentemente al servidor. Con un ransomware, se cifra junto con todo lo demás. Un pendrive en un cajón al que «de vez en cuando se copia» tampoco es una copia de seguridad; es una buena intención.

Con qué frecuencia

• La base de datos, cada día, idealmente por la noche tras el cierre de la consulta. En centros más grandes, también durante el día, porque el trabajo de una jornada de dos médicos no se puede «volver a hacer».
• Documentos y adjuntos, cada día, junto con la base de datos.
• Configuración y licencias, después de cada cambio y como mínimo una vez al mes.
• Conservar varias versiones anteriores de las copias, no solo la última. Un error en los datos a menudo aparece al cabo de días y usted necesita el estado del martes pasado, no el de ayer, cuando el error ya estaba dentro.

Una copia de seguridad que nunca ha restaurado no es una copia de seguridad

Este es el párrafo más importante de todo el texto. El programa de copias puede informar cada noche de que ha «finalizado correctamente» y, al mismo tiempo:

• copiar una carpeta vacía, porque el proveedor movió los datos a otro sitio durante una actualización,
• crear un archivo que no se puede abrir, porque la base de datos estaba abierta en el momento de la copia,
• escribir en un disco que lleva semanas lleno,
• ejecutarse con un usuario al que alguien cambió la contraseña y fallar en silencio.

Hemos visto los cuatro casos en clientes reales. La única defensa es una restauración de prueba: tome la copia, restáurela en otro ordenador y abra en ella la ficha de un paciente. No una vez al implantarla, sino de forma periódica, al menos una vez por trimestre. Anote el resultado, incluido cuánto tardó la restauración. Es una cifra que le conviene conocer antes de necesitarla.

Qué debe vigilar su proveedor de TI, y no usted

Una buena copia de seguridad es aburrida: funciona sola y solo da señales cuando hay un problema. A quien le gestiona la TI debería exigirle:

• Vigilancia automática de la antigüedad. No «el programa dice OK», sino una comprobación de que el archivo de copia en el almacenamiento de destino tiene la fecha de hoy y un tamaño razonable. Si el archivo tiene más de un día o de repente ocupa la mitad, el aviso le llega al administrador, no a usted.
• El silencio no es una prueba. Cuando el administrador le diga que todo está en orden, pregúntele cuándo vio por última vez con sus propios ojos una copia de su consulta y cuándo probó por última vez a restaurarla.
• Un procedimiento de restauración por escrito. Una página: dónde está la copia, cómo cargarla, a quién llamar. Debería tenerla también alguien de la consulta, no solo el administrador.
• Separación de la red. La copia fuera del edificio solo debe ser accesible en un sentido. El servidor puede enviar la copia hacia fuera, pero nada en la consulta debe poder borrarla.

Comprobación rápida para la dirección de la consulta

Responda a cinco preguntas. Si en alguna la respuesta es «no lo sé», ya tiene tema para la próxima reunión con su proveedor de TI.

1. ¿Dónde está físicamente la última copia y qué antigüedad tiene?
2. ¿Hay una copia también fuera del edificio y está cifrada?
3. ¿Cuántas versiones anteriores se pueden restaurar?
4. ¿Cuándo probamos por última vez a restaurar y cuánto tardó?
5. ¿Quién recibe un aviso si la copia no se hace por la noche?

Cómo lo hacemos nosotros

En las consultas y farmacias que gestionamos, la copia nocturna de la base de datos y de los documentos se guarda en un almacenamiento local, y una copia cifrada va a nuestro centro de datos de Brno. Cada mañana un sistema automático comprueba que la copia existe, es reciente y tiene el tamaño esperado. Si no es así, nos enteramos nosotros, no la consulta. Hacemos restauraciones de prueba de forma periódica y enviamos el resultado al cliente por escrito.

Si en su consulta no está seguro de alguna de las cinco preguntas anteriores, solicite una consulta sin compromiso. Revisamos lo que tiene y le decimos con franqueza qué aguanta y qué no.