Der häufigste Satz, den wir bei der Übernahme einer neuen Praxis hören, lautet: „Ein Backup haben wir, das läuft jede Nacht.“ Der zweithäufigste, ein paar Wochen später: „Wir haben versucht, es wiederherzustellen, und es ging nicht.“ In diesem Text geht es darum, vom ersten Satz zu einem Zustand zu kommen, in dem Sie den zweiten nie sagen.

Was in der Praxis eigentlich gesichert werden muss

Praxissysteme wie Medicus, SmartMEDIX oder das Apothekensystem Farmis (in Tschechien verbreitete Software für Arztpraxen und Apotheken) sehen aus wie ein einziges Programm, bestehen aber in Wirklichkeit aus mehreren Teilen, die jeweils einzeln gesichert werden müssen:

  • Datenbank. Patientenkartei, Behandlungsverläufe, Rezepte, abgerechnete Leistungen. Bei Medicus ist das eine Firebird-Datenbank, bei anderen Systemen Microsoft SQL Server oder PostgreSQL. Das ist das Einzige, was sich nicht neu kaufen lässt.
  • Anhänge und Dokumente. Eingescannte Befunde, Aufnahmen, PDFs von Fachärzten. Sie liegen oft in einem eigenen Ordner außerhalb der Datenbank, und Backups vergessen sie.
  • Einstellungen und Lizenzen. Kataloge der Krankenkassen, Druckvorlagen, Zertifikate für eRecept und eNeschopenka (das tschechische E-Rezept und die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung), Zugangsdaten zu Portalen. Ohne sie haben Sie zwar die Daten, aber die Praxis kann am nächsten Tag nicht abrechnen.
  • Betriebssystem des Servers. Nicht unbedingt im Backup, aber Sie müssen wissen, wie Sie ihn in einer Stunde neu aufsetzen, nicht in einer Woche.

Wenn Sie nicht wissen, wo genau Ihre Daten liegen, fragen Sie den Hersteller des Systems. Die Antwort „das erledigt das Programm selbst“ genügt nicht. Sie wollen den Pfad zum Ordner und den Namen der Datenbank.

Die 3-2-1-Regel, übersetzt in die Praxis

Die Regel, nach der sich jede solide IT richtet, lautet: drei Kopien der Daten, auf zwei verschiedenen Medien, eine davon außerhalb des Gebäudes. In der Praxis bedeutet das:

Server in der Praxis, ein Speicher im Regal und eine Datenleitung in ein entferntes Rechenzentrum
Drei Kopien der Daten: in der Praxis, auf dem Speicher daneben und im Rechenzentrum außerhalb des Gebäudes.
  1. Live-Daten auf dem Server oder dem Hauptcomputer.
  2. Lokales Backup auf einem anderen Gerät im selben Gebäude, typischerweise einem Netzwerkspeicher (NAS). Daraus lässt sich am schnellsten wiederherstellen, wenn eine Festplatte ausfällt oder jemand versehentlich eine Patientenkarte löscht.
  3. Backup außerhalb der Praxis. Eine verschlüsselte Kopie auf einem Speicher an einem anderen Ort: beim IT-Betreuer, in einem Rechenzentrum oder in der Cloud. Sie schützt vor Brand, Wasserschaden, Diebstahl und vor allem vor Erpressungstrojanern, die alles verschlüsseln, was sie im Netzwerk sehen, einschließlich des lokalen Backups.

Was nicht genügt: eine externe Festplatte, die dauerhaft am Server hängt. Bei Ransomware wird sie zusammen mit allem anderen verschlüsselt. Ein USB-Stick in der Schublade, auf den „ab und zu kopiert wird“, ist auch kein Backup, sondern ein guter Vorsatz.

Wie oft

  • Datenbank jeden Tag, idealerweise nachts nach Ende der Sprechstunde. In größeren Praxen auch tagsüber, denn einen Arbeitstag von zwei Ärzten kann man nicht „noch einmal machen“.
  • Dokumente und Anhänge jeden Tag zusammen mit der Datenbank.
  • Einstellungen und Lizenzen nach jeder Änderung, mindestens einmal im Monat.
  • Backups mehrere Versionen zurück aufbewahren, nicht nur die letzte. Ein Fehler in den Daten zeigt sich oft erst nach Tagen, und Sie brauchen den Stand vom vergangenen Dienstag, nicht von gestern, als der Fehler schon drin war.

Ein Backup, aus dem Sie nie wiederhergestellt haben, ist kein Backup

Das ist der wichtigste Abschnitt des ganzen Textes. Ein Backup-Programm kann jede Nacht „erfolgreich abgeschlossen“ melden und dabei:

Ein Techniker und eine Ärztin stellen eine Patientenkarte aus dem Backup auf einem Ersatz-Notebook wieder her
Testwiederherstellung: der einzige Beweis, dass das Backup wirklich funktioniert.
  • einen leeren Ordner sichern, weil der Hersteller die Daten bei einem Update woandershin verschoben hat,
  • eine Datei erzeugen, die sich nicht öffnen lässt, weil die Datenbank beim Kopieren geöffnet war,
  • auf eine Festplatte schreiben, die seit Wochen voll ist,
  • unter einem Benutzer laufen, dessen Passwort jemand geändert hat, und still fehlschlagen.

Alle vier Fälle haben wir bei Kunden tatsächlich gesehen. Die einzige Abwehr ist eine Testwiederherstellung: Nehmen Sie das Backup, stellen Sie es auf einem anderen Computer wieder her und öffnen Sie darin eine Patientenkarte. Nicht einmal bei der Einführung, sondern regelmäßig, mindestens einmal im Quartal. Notieren Sie das Ergebnis, auch wie lange die Wiederherstellung gedauert hat. Das ist die Zahl, die Sie kennen wollen, bevor Sie sie brauchen.

Was der IT-Betreuer überwachen sollte, nicht Sie

Ein gutes Backup ist langweilig: Es läuft von selbst und meldet sich nur, wenn es ein Problem gibt. Von dem, der Ihre IT betreut, sollten Sie verlangen:

  • Automatische Überwachung der Aktualität. Nicht „das Programm meldet OK“, sondern eine Prüfung, dass die Backup-Datei auf dem Zielspeicher das heutige Datum und eine plausible Größe hat. Ist die Datei älter als einen Tag oder plötzlich halb so groß, geht eine Warnung an den IT-Betreuer, nicht an Sie.
  • Stille ist kein Beweis. Wenn Ihnen der IT-Betreuer sagt, dass alles in Ordnung ist, fragen Sie, wann er das Backup Ihrer Praxis zuletzt mit eigenen Augen gesehen und wann er zuletzt eine Wiederherstellung versucht hat.
  • Ein schriftliches Wiederherstellungsverfahren. Eine Seite: wo das Backup liegt, wie man es einspielt, wen man anruft. Sie sollte auch jemand in der Praxis haben, nicht nur der IT-Betreuer.
  • Trennung vom Netzwerk. Das Backup außerhalb des Gebäudes darf nur in eine Richtung erreichbar sein. Der Server darf das Backup nach außen schicken, aber nichts in der Praxis darf das Backup löschen können.

Schnellcheck für die Praxisleitung

Beantworten Sie fünf Fragen. Steht irgendwo „weiß nicht“, haben Sie ein Thema für das nächste Gespräch mit Ihrem IT-Betreuer.

  1. Wo liegt das letzte Backup physisch und wie alt ist es?
  2. Gibt es auch eine Kopie außerhalb des Gebäudes, und ist sie verschlüsselt?
  3. Wie viele Versionen zurück lassen sich wiederherstellen?
  4. Wann haben wir zuletzt eine Wiederherstellung versucht und wie lange hat sie gedauert?
  5. Wer wird benachrichtigt, wenn das Backup nachts nicht läuft?

Wie wir es machen

Bei den Praxen und Apotheken, die wir betreuen, läuft nachts ein Backup der Datenbank und der Dokumente auf einen lokalen Speicher und eine verschlüsselte Kopie in unser Rechenzentrum in Brno. Jeden Morgen prüft ein Automat, dass das Backup existiert, aktuell ist und die passende Größe hat. Wenn nicht, erfahren wir es, nicht die Praxis. Testwiederherstellungen machen wir regelmäßig und schicken dem Kunden das Ergebnis schriftlich.

Wenn Sie sich bei Ihrer Praxis bei auch nur einer der fünf Fragen oben nicht sicher sind, vereinbaren Sie eine unverbindliche Beratung. Wir gehen durch, was Sie haben, und sagen Ihnen offen, was hält und was nicht.