Eine Grundschule hat typischerweise Dutzende Computer, mehrere Drucker, interaktive Tafeln, WLAN für Hunderte Geräte, einen Server mit Daten und niemanden, der sich in Vollzeit darum kümmert. Die IT-Betreuung liegt deshalb meist bei einem engagierten Informatiklehrer, der abends daran sitzt, oder bei einer externen Firma, deren Qualität schwer zu beurteilen ist, bis etwas kaputtgeht. Dieser Text richtet sich an die Schulleitung: was Sie vom IT-Betreuer verlangen sollten und woran Sie erkennen, dass Sie einen guten haben.

Was eine Schule von einem Unternehmen unterscheidet

Eine Schule ist kein kleines Unternehmen. Sie hat einige Besonderheiten, mit denen ein gewöhnlicher IT-Betreuer für Firmen nicht zurechtkommt oder die er unterschätzt:

  • Fester Rhythmus. Ein Computer, der um 8:00 Uhr nicht startet, verdirbt dreißig Kindern eine Stunde. Eingriffe und Updates müssen außerhalb des Unterrichts stattfinden, nicht „wenn es gerade passt“.
  • Drei Arten von Benutzern in einem Netz. Lehrkräfte arbeiten mit personenbezogenen Daten der Schüler, Schüler experimentieren und Gäste wollen nur Internet. Jeder braucht ein anderes Netz und andere Rechte.
  • Viele Geräte, kleines Budget. Fünfzig Arbeitsplätze lassen sich nicht einzeln von Hand betreuen. Ohne zentrale Verwaltung wird jedes Update zu einer Woche, in der man von Klasse zu Klasse läuft.
  • Personenbezogene Daten von Kindern. Schülerverwaltung, Noten, Berichte der Beratungsstelle. Ein Datenabfluss ist nicht nur ein Desaster, sondern auch meldepflichtig nach der DSGVO.
  • Fördermittel und Projekte. Technik wird oft über ein Projekt angeschafft, das nicht an den Betrieb denkt. Fünf Jahre alte Tablets ohne Updates sind heute eine Sicherheitslücke.

Acht Dinge, die ein IT-Betreuer einer Schule können muss

1. Den Überblick über jedes Gerät haben

Die erste Frage an einen neuen IT-Betreuer: Wie viele Computer haben Sie und wo stehen sie? Die richtige Antwort ist eine Liste mit Name, Standort, Alter und Update-Stand, die sich selbst aktualisiert, weil auf jedem Computer ein kleiner Agent läuft und sich bei der Zentrale meldet. Wenn der IT-Betreuer die Arbeitsplätze zählt, indem er durch die Schule läuft, hat er die Lage nicht im Griff.

2. Außerhalb des Unterrichts aktualisieren, und zwar automatisch

Windows, Browser, Lernprogramme. Alles soll regelmäßig aktualisiert werden, aber nie um 8:05 Uhr. Ein guter IT-Betreuer hat ein Zeitfenster eingerichtet (etwa abends und am Wochenende), die Updates laufen von selbst und morgens prüft er nur, ob alles hochgefahren ist. Die Lehrkräfte sollen davon nichts merken.

3. Netze trennen

Mindestens drei getrennte WLAN- und Kabelnetze: Lehrkräfte und Schulleitung (Zugriff auf Server und Schülerverwaltung), Schüler (nur Internet, mit Inhaltsfilter), Gäste und private Geräte (nur Internet, nichts aus der Schule). Ein viertes verdienen Drucker und Kameras, damit sie aus dem Schülernetz nicht erreichbar sind. Wenn Ihre Schule heute ein einziges WLAN mit einem einzigen Passwort hat, das im Lehrerzimmer an der Wand steht, ist das das Erste, was behoben werden muss.

Ein Lehrer im Lehrerzimmer, Schüler mit Tablets im Klassenzimmer und ein Gast in der Eingangshalle, jeder in seinem eigenen Netz
Drei getrennte Netze: Lehrkräfte, Schüler und Gäste.

4. Sichern und wiederherstellen können

Server mit freigegebenen Ordnern, Schülerverwaltung, Fotos von Veranstaltungen, Unterrichtsvorbereitungen der Lehrkräfte. Das Backup muss täglich laufen, eine Kopie außerhalb des Gebäudes liegen und die Wiederherstellung regelmäßig getestet werden. Auf die Frage „Wann haben Sie zuletzt aus dem Backup wiederhergestellt?“ sollte der IT-Betreuer mit einem Datum antworten, nicht mit einer Beteuerung.

5. Drucken ohne Drama

Schuldrucker und Kopierer sind häufiger Grund für Anrufe als alles andere. Ein zentraler Druckserver, einheitliche Treiber und die Überwachung der Tonerstände sparen Stunden. Ein guter IT-Betreuer weiß, dass dem Kopierer im Erdgeschoss der Toner ausgeht, bevor das Telefon klingelt.

6. Fernwartung innerhalb von Minuten

Die meisten Probleme (kein Ton, der Beamer zeigt nichts an, die Anmeldung funktioniert nicht) lassen sich aus der Ferne innerhalb von zehn Minuten lösen, wenn auf den Computern ein sicherer Fernzugriff eingerichtet ist. Ein Einsatz vor Ort soll die Ausnahme für Hardware sein, nicht der Standard für jeden Klick. Fragen Sie, wie schnell sich der IT-Betreuer verbindet und wie der Zugriff abgesichert ist.

7. Überwachen, statt auf einen Anruf zu warten

Server, Backup, Internet, WLAN-Access-Points, Zertifikate. All das lässt sich automatisch überwachen, und der IT-Betreuer sollte von einem Ausfall vor der Schule wissen. Wenn er von Problemen nur durch Ihre Anrufe erfährt, bezahlen Sie eine Feuerwehr, keinen IT-Betreuer.

8. Verständlich sprechen und es aufschreiben

Nach jedem größeren Eingriff sollte die Schulleitung ein kurzes Protokoll erhalten: was passiert ist, was getan wurde, was wir empfehlen. Ohne Abkürzungen. Ebenso einmal im Jahr eine Übersicht: Alter der Technik, was nächstes Jahr ersetzt werden muss, was es kosten wird. Damit lässt sich das Budget planen und mit dem Schulträger verhandeln.

Wonach Sie bei der Auswahl fragen sollten

  • Wie viele Schulen betreuen Sie bereits, und können wir mit deren Leitung telefonieren?
  • Wie erfahren Sie, dass bei uns nachts das Backup fehlgeschlagen ist?
  • Wann machen Sie Updates, und was passiert, wenn ein Computer morgens nicht startet?
  • Wie viel Zeit vergeht von unserer Meldung bis zum ersten Eingriff?
  • Welchen Zugriff auf unsere Daten haben Sie, und wo ist das festgehalten?
  • Was erhalten wir nach einem Eingriff schriftlich?
  • Was ist in der Pauschale enthalten und was wird gesondert berechnet?
Eine Schulleiterin spricht mit dem IT-Betreuer über einer Checkliste
Auswahl des IT-Betreuers: Fragen Sie nach Zahlen und Abläufen, nicht nach Beteuerungen.

Eine Firma, die auf diese Fragen konkret antwortet, ist in der Regel in Ordnung. Eine Firma, die antwortet „das machen wir natürlich alles“, ohne Zahlen und ohne Beispiel, in der Regel nicht.

Was sich lohnt, sofort anzugehen, auch ohne neuen IT-Betreuer

Drei Dinge, die sich innerhalb eines Monats erledigen lassen und das Risiko deutlich senken:

  1. Schüler- und Lehrernetz trennen. Eine einzige Änderung in den WLAN-Einstellungen, ein riesiger Unterschied.
  2. Zwei-Faktor-Authentifizierung aktivieren für die Schul-E-Mail und die Schülerverwaltung. Die meisten Datenabflüsse beginnen mit einem gestohlenen Passwort.
  3. Eine Wiederherstellung aus dem Backup ausprobieren. Wenn es nicht geht, wissen Sie, wo Sie anfangen müssen.

Wie wir es machen

In den Grundschulen und Kindergärten, die wir betreuen, läuft auf jedem Computer unser Agent, der den Zustand meldet und sichere Fernwartung ermöglicht. Updates laufen außerhalb des Unterrichts, die Netze für Lehrkräfte, Schüler und Gäste sind getrennt, Backups überwachen wir automatisch, und für eine der Schulen haben wir auch ein System für die Bildschirme in den Fluren gebaut, auf das die Schulleitung Ankündigungen und Fotos über eine einfache Verwaltung hochlädt. Die Schulleitung erhält nach jedem Eingriff ein Protokoll in einfachem Tschechisch.

Wenn Sie wissen möchten, in welchem Zustand die IT Ihrer Schule ist, vereinbaren Sie eine unverbindliche Beratung. Wir kommen vorbei, sehen uns Technik und Netzwerk an und geben Ihnen schriftlich, was hält, wo es brennt und was warten kann.