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Un colegio de primaria tiene normalmente decenas de ordenadores, varias impresoras, pizarras interactivas, Wi‑Fi para cientos de dispositivos, un servidor con datos y nadie que se dedique a todo ello a jornada completa. Así que del cuidado de la informática suele encargarse un entusiasta profesor de informática por las tardes, o una empresa externa cuya calidad es difícil de valorar hasta que algo se rompe. Este texto es para la dirección del colegio: qué exigir a su proveedor de TI y cómo saber si tiene uno bueno.
En qué se diferencia un colegio de una empresa
Un colegio no es una pequeña empresa. Tiene varias particularidades que un administrador de empresa normal no sabe manejar o subestima:
- Un ritmo fijo. Un ordenador que no arranca a las 8:00 estropea la clase a treinta niños. Las intervenciones y las actualizaciones tienen que hacerse fuera del horario lectivo, no «cuando se pueda».
- Tres tipos de usuarios en una misma red. Los profesores trabajan con datos personales de los alumnos, los alumnos experimentan y los invitados solo quieren internet. Cada uno necesita una red distinta y permisos distintos.
- Muchos dispositivos, poco presupuesto. Cincuenta equipos no se pueden atender a mano uno por uno. Sin gestión centralizada, cada actualización se convierte en una semana de ir de aula en aula.
- Datos personales de niños. El registro escolar de alumnos, las calificaciones, los informes del servicio de orientación. Una fuga no es solo un problema serio, sino también una obligación de notificación según el RGPD.
- Subvenciones y proyectos. A menudo el equipamiento lo compra un proyecto que no piensa en el mantenimiento. Unas tabletas de hace cinco años sin actualizaciones son hoy un agujero de seguridad.
Ocho cosas que debe saber hacer el proveedor de TI de un colegio
1. Tener controlado cada dispositivo
La primera pregunta a un nuevo proveedor: ¿cuántos ordenadores tienen y dónde están? La respuesta correcta es una lista con nombre, ubicación, antigüedad y estado de las actualizaciones que se actualiza sola, porque en cada ordenador funciona un pequeño agente que informa a la central. Si el proveedor cuenta los equipos recorriendo el colegio, no lo tiene bajo control.
2. Actualizar fuera del horario lectivo, y de forma automática
Windows, navegadores, programas educativos. Todo debe actualizarse con regularidad, pero nunca a las 8:05. Un buen proveedor tiene configurada una franja (por ejemplo, por la tarde y el fin de semana), las actualizaciones se ejecutan solas y por la mañana solo comprueba que todo ha arrancado. El profesorado no debe notarlo.
3. Separar las redes
Como mínimo tres redes Wi‑Fi y de cable separadas: profesores y dirección (acceso al servidor y al registro escolar), alumnos (solo internet, con filtro de contenidos), invitados y dispositivos propios (solo internet, nada del colegio). Una cuarta la merecen las impresoras y las cámaras, para que no sean accesibles desde la red de alumnos. Si hoy su colegio tiene una sola Wi‑Fi con una sola contraseña escrita en la sala de profesores, es lo primero que hay que corregir.
4. Hacer copias de seguridad y saber restaurarlas
El servidor con las carpetas compartidas, el registro escolar, las fotos de las actividades, las preparaciones de clase del profesorado. La copia debe ser diaria, con una copia fuera del edificio y una restauración probada periódicamente. Ante la pregunta «¿cuándo restauraron por última vez desde una copia?», el proveedor debería responder con una fecha, no con una promesa.
5. Imprimir sin dramas
Las impresoras y fotocopiadoras del colegio son motivo de llamada más a menudo que cualquier otra cosa. Un servidor de impresión central, controladores unificados y el seguimiento del estado del tóner ahorran horas. Un buen proveedor sabe que a la fotocopiadora de la planta baja se le acaba el tóner antes de que suene el teléfono.
6. Soporte remoto en minutos
La mayoría de los problemas (no hay sonido, el proyector no muestra imagen, el inicio de sesión no funciona) se pueden resolver a distancia en menos de diez minutos si los ordenadores tienen preparado un acceso remoto seguro. El desplazamiento debe ser la excepción para el hardware, no lo habitual para cada clic. Pregunte con qué rapidez se conecta el proveedor y cómo está protegido el acceso.
7. Vigilar, no esperar a que le llamen
El servidor, las copias de seguridad, internet, los puntos Wi‑Fi, los certificados. Todo se puede supervisar automáticamente y el proveedor debe enterarse de una avería antes que el colegio. Si solo se entera de los problemas por sus llamadas, está pagando a un bombero, no a un proveedor de TI.
8. Hablar con claridad y ponerlo por escrito
Tras cada intervención importante, el director debe recibir un breve informe: qué pasó, qué se hizo, qué recomendamos. Sin siglas. Y una vez al año, un resumen: antigüedad del equipamiento, qué hay que sustituir el año que viene y cuánto costará. Con eso se puede planificar el presupuesto y negociar con la entidad titular.
Qué preguntar al elegir
- ¿Cuántos colegios gestionan ya y podemos llamar a su dirección?
- ¿Cómo se enteran de que por la noche ha fallado nuestra copia de seguridad?
- ¿Cuándo hacen las actualizaciones y qué pasa si por la mañana un ordenador no arranca?
- ¿Cuánto tiempo pasa desde nuestro aviso hasta la primera intervención?
- ¿Qué acceso tienen a nuestros datos y dónde consta por escrito?
- ¿Qué recibimos por escrito tras una intervención?
- ¿Qué incluye la cuota fija y qué se paga aparte?
Una empresa que responde a estas preguntas de forma concreta suele ser de fiar. Una empresa que responde «por supuesto que hacemos todo eso», sin cifras y sin ejemplos, normalmente no.
Qué conviene resolver ya, incluso sin un nuevo proveedor
Tres cosas que se pueden hacer en un mes y que reducen mucho el riesgo:
- Separar la red de alumnos de la de profesores. Un cambio de configuración en la Wi‑Fi, una diferencia enorme.
- Activar la verificación en dos pasos en el correo del colegio y en el registro escolar. La mayoría de las fugas empiezan con una contraseña robada.
- Probar a restaurar desde la copia de seguridad. Si no funciona, ya sabe por dónde empezar.
Cómo lo hacemos nosotros
En los colegios de primaria y las escuelas infantiles que gestionamos, en cada ordenador funciona nuestro agente, que informa del estado y permite un soporte remoto seguro. Las actualizaciones se hacen fuera del horario lectivo, las redes de profesores, alumnos e invitados están separadas, vigilamos las copias de seguridad de forma automática y para uno de los colegios hemos creado también un sistema para las pantallas de los pasillos, al que la dirección sube avisos y fotos desde una administración sencilla. El director recibe tras cada intervención un informe en checo sencillo.
Si quiere saber en qué estado está la informática de su colegio, solicite una consulta sin compromiso. Vamos al colegio, revisamos el equipamiento y la red y le damos por escrito qué aguanta, qué es urgente y qué puede esperar.