La phrase que nous entendons le plus souvent quand nous reprenons un nouveau cabinet est : « Nous avons une sauvegarde, elle se fait toutes les nuits. » La deuxième, quelques semaines plus tard : « Nous avons essayé de la restaurer et ça n’a pas marché. » Ce texte explique comment passer de la première phrase à une situation où vous ne prononcerez jamais la seconde.

Que faut-il sauvegarder au cabinet

Les logiciels médicaux comme Medicus, SmartMEDIX ou le logiciel d’officine Farmis (des systèmes courants dans les cabinets et pharmacies tchèques) ressemblent à un seul programme, mais se composent en réalité de plusieurs parties qu’il faut sauvegarder chacune séparément :

  • La base de données. Dossiers des patients, notes de consultation, ordonnances, actes facturés. Pour Medicus, il s’agit d’une base Firebird ; pour d’autres systèmes, de Microsoft SQL Server ou PostgreSQL. C’est la seule chose qu’on ne peut pas racheter.
  • Les pièces jointes et documents. Comptes rendus scannés, images, PDF des spécialistes. Ils se trouvent souvent dans un dossier séparé, hors de la base de données, et les sauvegardes les oublient.
  • Les paramètres et licences. Nomenclatures des caisses d’assurance maladie, modèles d’impression, certificats pour l’eRecept et l’eNeschopenka (l’ordonnance électronique et l’arrêt de travail électronique tchèques), identifiants des portails. Sans eux, vous avez certes les données, mais le lendemain le cabinet ne peut pas facturer.
  • Le système d’exploitation du serveur. Pas forcément dans la sauvegarde, mais vous devez savoir le reconstruire en une heure, pas en une semaine.

Si vous ne savez pas exactement où se trouvent vos données, demandez à l’éditeur du logiciel. La réponse « le programme s’en occupe tout seul » ne suffit pas. Il vous faut le chemin du dossier et le nom de la base de données.

La règle 3-2-1, appliquée au cabinet

La règle que suit toute informatique sérieuse est la suivante : trois copies des données, sur deux supports différents, dont une hors du bâtiment. Au cabinet, cela signifie :

Un serveur au cabinet, un stockage sur une étagère et une liaison de données vers un centre de données distant
Trois copies des données : au cabinet, sur le stockage à côté et dans un centre de données hors du bâtiment.
  1. Les données vivantes sur le serveur ou l’ordinateur principal.
  2. Une sauvegarde locale sur un autre appareil dans le même bâtiment, typiquement un stockage réseau (NAS). C’est à partir d’elle que la restauration est la plus rapide quand un disque lâche ou que quelqu’un supprime par erreur le dossier d’un patient.
  3. Une sauvegarde hors du cabinet. Une copie chiffrée sur un stockage situé ailleurs : chez votre prestataire informatique, dans un centre de données, éventuellement dans le cloud. Elle protège contre l’incendie, l’inondation, le vol et surtout contre le rançongiciel, qui chiffre tout ce qu’il voit sur le réseau, y compris la sauvegarde locale.

Ce qui ne suffit pas : un disque externe branché en permanence sur le serveur. En cas de rançongiciel, il est chiffré avec tout le reste. Une clé USB dans un tiroir sur laquelle « on copie de temps en temps » n’est pas non plus une sauvegarde, c’est une bonne intention.

À quelle fréquence

  • La base de données tous les jours, idéalement la nuit après la fin des consultations. Pour les structures plus importantes, aussi en cours de journée, car une journée de travail de deux médecins ne se « refait » pas.
  • Les documents et pièces jointes tous les jours, avec la base de données.
  • Les paramètres et licences après chaque modification, au minimum une fois par mois.
  • Conserver plusieurs versions des sauvegardes, pas seulement la dernière. Une erreur dans les données n’apparaît souvent qu’au bout de plusieurs jours, et vous avez besoin de l’état de mardi dernier, pas de celui d’hier, quand l’erreur était déjà là.

Une sauvegarde que vous n’avez jamais restaurée n’est pas une sauvegarde

C’est le paragraphe le plus important de tout ce texte. Un logiciel de sauvegarde peut annoncer chaque nuit « terminé avec succès » et pourtant :

Un technicien et une médecin restaurent le dossier d’un patient à partir de la sauvegarde sur un ordinateur portable de secours
Une restauration de test : la seule preuve que la sauvegarde fonctionne vraiment.
  • sauvegarder un dossier vide, parce que l’éditeur a déplacé les données lors d’une mise à jour,
  • créer un fichier impossible à ouvrir, parce que la base de données était ouverte au moment de la copie,
  • écrire sur un disque plein depuis des semaines,
  • tourner sous un utilisateur dont quelqu’un a changé le mot de passe, et échouer en silence.

Nous avons réellement rencontré ces quatre cas chez des clients. La seule parade est la restauration de test : prenez la sauvegarde, restaurez-la sur un autre ordinateur et ouvrez-y le dossier d’un patient. Pas une seule fois à la mise en place, mais régulièrement, au moins une fois par trimestre. Notez le résultat, y compris la durée de la restauration. C’est un chiffre que vous voulez connaître avant d’en avoir besoin.

Ce que doit surveiller votre prestataire informatique, pas vous

Une bonne sauvegarde est ennuyeuse : elle tourne toute seule et ne se manifeste qu’en cas de problème. Voici ce que vous devriez attendre de celui qui gère votre informatique :

  • Une surveillance automatique de la fraîcheur. Pas « le programme dit OK », mais une vérification que le fichier de sauvegarde sur le stockage cible porte la date du jour et a une taille raisonnable. Si le fichier a plus d’un jour ou s’il est soudain deux fois plus petit, l’alerte va à l’administrateur, pas à vous.
  • Le silence n’est pas une preuve. Si votre administrateur vous dit que tout va bien, demandez-lui quand il a vu pour la dernière fois de ses propres yeux une sauvegarde de votre cabinet et quand il a essayé une restauration pour la dernière fois.
  • Une procédure de restauration écrite. Une page : où est la sauvegarde, comment la charger, qui appeler. Quelqu’un au cabinet devrait aussi l’avoir, pas seulement l’administrateur.
  • Une séparation du réseau. La sauvegarde hors du bâtiment ne doit être accessible que dans un sens. Le serveur peut envoyer la sauvegarde à l’extérieur, mais rien au cabinet ne doit pouvoir la supprimer.

Contrôle rapide pour la direction du cabinet

Répondez à cinq questions. Si l’une des réponses est « je ne sais pas », vous avez un sujet pour votre prochaine réunion avec votre prestataire informatique.

  1. Où se trouve physiquement la dernière sauvegarde et de quand date-t-elle ?
  2. Existe-t-il aussi une copie hors du bâtiment, et est-elle chiffrée ?
  3. Combien de versions antérieures peut-on restaurer ?
  4. Quand avons-nous essayé une restauration pour la dernière fois, et combien de temps a-t-elle pris ?
  5. Qui est prévenu si la sauvegarde ne s’est pas faite pendant la nuit ?

Comment nous procédons

Dans les cabinets et pharmacies que nous gérons, une sauvegarde nocturne de la base de données et des documents est effectuée sur un stockage local, avec une copie chiffrée vers notre centre de données à Brno. Chaque matin, un automate vérifie que la sauvegarde existe, qu’elle est récente et qu’elle a la taille attendue. Si ce n’est pas le cas, c’est nous qui l’apprenons, pas le cabinet. Nous faisons régulièrement des restaurations de test et envoyons le résultat au client par écrit.

Si, pour votre cabinet, vous n’êtes pas sûr de la réponse à l’une des cinq questions ci-dessus, prenez rendez-vous pour une consultation sans engagement. Nous passons en revue ce que vous avez et vous disons franchement ce qui tient et ce qui ne tient pas.